KI-Transformation im Unternehmen: Wie GOT BAG KI vom Tool zur Unternehmenskultur macht

Wie können Unternehmen Künstliche Intelligenz nicht nur punktuell einsetzen, sondern dauerhaft in ihre Arbeitsweise integrieren? Genau darum ging es beim Lunch & Learn mit GOT BAG. Pava Rischmann und Sven Wilhelm gaben praxisnahe Einblicke in die KI-Strategie „AI Top of Mind“, die das Unternehmen seit Januar 2025 verfolgt – und zeigten, wie aus ersten Experimenten konkrete Automatisierungen, neue Prozesse und eine breitere KI-Kompetenz im gesamten Unternehmen entstehen.

Im Mittelpunkt steht dabei ein Perspektivwechsel: KI soll bei GOT BAG nicht einfach bestehende Aufgaben schneller erledigen. Vielmehr dient die Technologie als Anlass, Arbeitsweisen grundsätzlich zu hinterfragen und Prozesse neu zu denken.

Die Strategie basiert auf drei Säulen:

• Prozesse & Daten
• Befähigung der Mitarbeitenden
• Technologie & Unternehmenskultur

KI-Transformation beginnt bei den Mitarbeitenden

Statt KI-Wissen zentral bei einem kleinen Expertenteam zu bündeln, setzt GOT BAG auf dezentrale KI-Botschafterinnen. In jedem der zehn Teams wurde eine Mitarbeiterin ausgewählt, die als Multiplikatorin fungiert und KI-Wissen in den jeweiligen Arbeitsbereich trägt.

Entscheidend war dabei nicht technisches Vorwissen. Ausgewählt wurden vor allem Menschen mit Problemlösekompetenz, kritischem Denken und Projektmanagement-Skills. In einem dreiwöchigen Bootcamp lernten die Botschafterinnen verschiedene KI-Tools und technische Grundlagen kennen. Eine regelmäßige Community of Practice und ein monatlicher AI News Open Table sorgen anschließend dafür, dass Wissen kontinuierlich geteilt und weiterentwickelt wird.

Damit wird KI nicht als Spezialthema einer einzelnen Abteilung verstanden, sondern als Kompetenz, die möglichst vielen Mitarbeitenden zugänglich sein soll.

Von konkreten Problemen zu „Taschenlampen“ und „Leuchttürmen“

Eine zentrale Herausforderung der KI-Transformation besteht darin, überhaupt die richtigen Anwendungsfälle zu finden. Bei GOT BAG wurde dafür ein eigener N8N-Chatbot entwickelt.

Mitarbeitende können darin sogenannte Problemsteckbriefe einreichen und beschreiben, welche Aufgaben oder Prozesse sie im Arbeitsalltag als ineffizient erleben. Mittlerweile wurden mehr als 56 solcher Ideen gesammelt.

Das KI-Kernteam bewertet die Vorschläge anschließend nach Machbarkeit und Nutzen. Kleinere, lokale Anwendungsfälle werden als „Taschenlampen“ umgesetzt. Größere, bereichsübergreifende Vorhaben werden zu „Leuchtturm“-Projekten und mit entsprechenden Projektstrukturen umgesetzt.

Mehr als 15 Projekte konnten auf diese Weise bereits realisiert werden.

Wo KI im Alltag bereits Zeit spart

Wie konkret diese Transformation aussieht, zeigen zahlreiche Automatisierungen. Ein Beispiel ist die Übersetzung von Shopify-Inhalten. Was zuvor rund 40 bis 50 Arbeitsstunden manuellen Aufwand verursachte, läuft inzwischen weitgehend automatisiert über einen N8N-Workflow.

Auch bei der Suchmaschinenoptimierung kommt KI zum Einsatz: Für rund 14.000 Bilder wurden automatisiert Alt-Texte in verschiedenen Sprachen generiert. Weitere Workflows übernehmen beispielsweise die Freischaltung neuer Produkte oder aktualisieren Kennzahlen wie Instagram-Followerzahlen auf der Website.

Besonders deutlich wird das Potenzial bei bereichsübergreifenden Anwendungen. Ein Influencer-Dashboard bündelt historische Daten aus verschiedenen Quellen und schafft damit eine Datengrundlage für Verhandlungen, die zuvor nur mit erheblichem manuellen Aufwand zugänglich war.

Auch in Demand Planning und Logistik werden KI-gestützte Lösungen eingesetzt, etwa für Verkaufsprognosen oder die Berechnung von Containerkapazitäten.

Make or Buy: Nicht jede Lösung muss eingekauft werden

Ein weiterer wichtiger Bestandteil der Strategie ist die Frage, wann eine bestehende Software eingesetzt und wann eine eigene Lösung entwickelt werden sollte.

GOT BAG verfolgt dabei einen pragmatischen Make-vs-Buy-Ansatz. Wenn Standardsoftware die spezifischen Multichannel-Anforderungen des Unternehmens nicht ausreichend abbildet, werden Lösungen teilweise selbst entwickelt – beispielsweise mit N8N, AppScript oder KI-Tools wie Gemini.

Ein Beispiel dafür ist eine kleine Chrome-App, die innerhalb von ein bis zwei Tagen entwickelt wurde, um den Übersetzungsprozess zu vereinfachen.

Die Demokratisierung der Softwareentwicklung spielt dabei eine zentrale Rolle: Mitarbeitende sollen selbst kleinere Automatisierungen entwickeln können, solange definierte Governance- und Sicherheitsregeln eingehalten werden.

KI braucht Leitplanken

Mehr KI-Nutzung bedeutet für GOT BAG gleichzeitig mehr Verantwortung. Deshalb ist Governance ein fester Bestandteil der Strategie.

Regelmäßige KI-Ethik-Umfragen sollen sichtbar machen, wie Mitarbeitende den Einsatz der Technologie wahrnehmen und wo Unsicherheiten bestehen. Die Ergebnisse werden im Format „AI Ethics Matters“ gemeinsam diskutiert.

Für die Nutzung bestimmter Tools gelten zusätzliche Voraussetzungen. So ist beispielsweise ein „KI-Führerschein“ in Form eines Workshops notwendig, bevor Mitarbeitende Claude nutzen können. Dabei geht es unter anderem um Datenschutz, Risiken und einen verantwortungsvollen Umgang mit KI.

Interessant ist auch, wo GOT BAG bewusst auf KI verzichtet: Im Recruiting werden beispielsweise keine KI-Systeme für das Screening von Bewerbungen eingesetzt. Die kulturelle Passung und die menschliche Komponente sollen hier weiterhin durch Menschen beurteilt werden.

KI-Transformation bedeutet mehr als Automatisierung

Die vielleicht wichtigste Erkenntnis des Lunch & Learn: Erfolgreiche KI-Transformation beginnt nicht mit der Frage, welches Tool ein Unternehmen kaufen sollte.

Sie beginnt mit der Frage, welche Arbeit eigentlich anders gemacht werden könnte.

Genau darin liegt der Unterschied zwischen einzelnen KI-Experimenten und einer strategischen Transformation. Bei GOT BAG werden Mitarbeitende befähigt, Probleme selbst zu erkennen, Lösungen zu entwickeln und KI als festen Bestandteil ihrer Arbeitsweise zu verstehen.

Die wichtigsten Learnings für Unternehmen:

• KI-Kompetenz dezentral im Unternehmen aufbauen
• Mitarbeitende aktiv in die Identifikation von Anwendungsfällen einbinden
• kleine Quick Wins mit größeren strategischen Projekten verbinden
• vor dem Kauf prüfen, ob eine individuelle Lösung sinnvoller ist
• klare Governance- und Datenschutzregeln etablieren
• KI nicht nur zur Automatisierung, sondern zur Neugestaltung von Prozessen nutzen

Das Lunch & Learn mit GOT BAG zeigte damit, dass KI-Transformation weniger eine Frage einzelner Tools als eine Frage von Mindset, Organisation und Unternehmenskultur ist. Wer Mitarbeitende befähigt und gleichzeitig klare Leitplanken schafft, kann KI Schritt für Schritt vom experimentellen Werkzeug zu einem festen Bestandteil der Unternehmensentwicklung machen.

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